Privacyverklaring
Welke gegevens worden bewaard?
VVPV vzw verzamelt volgende gegevens van haar leden: naam, adres, geslacht, woonplaats en deels ook telefoon- of GSM-nummer en E-mail adres. Deze gegevens werden door de leden meegedeeld bij inschrijving als lid of bij deelname aan een activiteit. Voor sommige activiteiten kan op vraag van derden (bijvoorbeeld douane, ferrymaatschappij) ook een lijst van geboortedata worden opgemaakt. Het verstrekken van bovengenoemde gegevens impliceert ondubbelzinnig de toestemming aan VVPV vzw om ze te gebruiken in overeenstemming met deze privacyverklaring.
Waarvoor worden ze gebruikt?
De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor ledenadministratie, voor verzending van het tijdschrift van de vereniging, voor het verspreiden van informatie over activiteiten per mail en voor de realisatie van de activiteiten. Ze werden en worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden. Ze worden enkel aan derden meegedeeld voor doeleinden zoals beschreven verderop in deze privacyverklaring.
Wie heeft toegang tot die gegevens?
De volledige lijst wordt bijgehouden door de perso(o)nen die belast is/zijn met de ledenadministratie en het opmaken van de verzendlijsten van het tijdschrift. Ze zijn op verzoek ook toegankelijk voor voorzitter, penningmeester en secretaris of anderen die ze voor een goede werking van de vereniging nodig zouden hebben, dit volgens het oordeel van het Dagelijks Bestuur. De regionale afdelingen krijgen enkel de gegevens van de leden van hun afdeling ter beschikking. De regiovertegenwoordiger is verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Indien hij/zij niet zelf de verzending van een nieuwsbrief e.d. verzorgt, bezorgt hij/zij degene die deze taak vervult een exemplaar van deze privacyverklaring ter ondertekening voor akkoord.
Hoe worden de gegevens bewaard en beschermd?
De ledenadministratie en de penningmeester bewaren de gegevens momenteel op een door de VVPV ter beschikking gestelde laptop. Andere gebruikers bewaren de gegevens op hun privé PC of laptop. Zij zorgen voor een degelijk anti-virusprogramma. Als de gegevens bewaard worden op een PC/laptop waar ook anderen toegang toe hebben, dient het bestand met de persoonsgegevens met een wachtwoord beschermd te worden.
Hoe lang worden de gegevens bewaard?
Gegevens worden bewaard zolang iemand lid is. Wanneer een lid schriftelijk laat weten dat hij zijn lidmaatschap wenst te beëindigen, worden zijn gegevens binnen de maand geschrapt uit de ledenlijst. Als leden hun lidgeld niet vernieuwd hebben binnen de vooropgestelde termijn, blijven hun gegevens nog een volledig jaar bewaard. Leden die na die termijn hun lidmaatschap niet verlengd hebben, worden dan binnen een maand geschrapt uit de ledenlijst. Oudere gegevens kunnen incidenteel nog aanwezig zijn in het archief van de vereniging.
Gebruik door derden in opdracht van VVPV vzw
In sommige gevallen, zoals druk lidkaarten of adressering tijdschriften, worden de persoonsgegevens gebruikt door externe partijen. De persoon die namens VVPV vzw de opdracht doorgeeft aan de uitvoerders daarvan, vraagt hen ook om een verwerkersovereenkomst te ondertekenen, waarbij zij zich verbinden de gegevens te gebruiken met respect voor de privacyreglementering.
Welke rechten hebben de leden?
De leden hebben het recht op kostenloze inzage en kopie van de van hen opgeslagen persoonsgegevens; ze kunnen ze laten wijzigen en kunnen vragen ze door te sturen aan derden.
Hoe kan u ons contacteren?
- Via de contactpagina op onze website.
- Via e-mail naar dpo@vvpv.be
- Per post naar het adres van de maatschappelijke zetel:
Steenstraat 33A, 1500 Halle
Publicatie privacyverklaring
Deze privacyverklaring werd opgenomen in het Huishoudelijk Reglement, werd eenmalig gepubliceerd in het VVPV-tijdschrift en is permanent beschikbaar op deze website.